ELO ECM Suite: il nuovo fulcro della digitalizzazione aziendale di Catamacro

La gestione documentale come leva strategica per la competitività

In molte imprese italiane, la gestione dei documenti rappresenta ancora uno degli aspetti meno efficienti dei processi aziendali. Nonostante il crescente investimento in tecnologie digitali, gran parte delle informazioni circola ancora tra email, cartelle non strutturate, file server datati, applicazioni dipartimentali e strumenti non integrati. Trovare un documento richiede minuti preziosi, condividere informazioni significa spesso rimbalzare file allegati o duplicati di versioni diverse, mentre l’assenza di tracciabilità mette a rischio compliance, sicurezza e capacità di audit.

È uno scenario che limita la produttività e crea costi nascosti, soprattutto per aziende che devono gestire un numero crescente di informazioni e di processi approvativi. In questo contesto, digitalizzare non significa semplicemente “scansionare la carta”, ma riorganizzare completamente il flusso delle informazioni affinché sia governabile, accessibile e conforme. Proprio da questa esigenza nasce ELO ECM Suite, la piattaforma che Catamacro ha scelto come tecnologia centrale per guidare la trasformazione documentale dei propri clienti.

Un ecosistema completo per gestire e valorizzare le informazioni

ELO ECM Suite non è un semplice archivio, ma un vero ecosistema progettato per diventare il punto di convergenza di tutte le informazioni aziendali. Gestisce l’intero ciclo di vita dei documenti, dalla loro acquisizione fino all’archiviazione e al riutilizzo, e integra al suo interno funzioni che rispondono alle esigenze di PMI, aziende strutturate e organizzazioni multi-sede.

Uno degli elementi che rendono ELO particolarmente efficace è la capacità di combinare strumenti di gestione, ricerca, collaborazione e governance all’interno di un’unica piattaforma coerente. Le funzioni di ricerca avanzata, come iSearch, permettono di trovare rapidamente ogni documento grazie al full-text o ai metadati; la gestione delle versioni assicura che ciascun file sia aggiornato e tracciato; la collaborazione attraverso note, feed, commenti e annotazioni consente ai team di lavorare in modo coordinato senza frammentare la comunicazione. La presenza di client desktop, web e mobile garantisce inoltre continuità operativa e accesso costante alle informazioni, anche da remoto.

Tutto questo avviene in un ambiente sicuro, regolato da diritti di accesso granulari, controlli di sicurezza e funzionalità di auditing che rendono la piattaforma conforme alle principali normative, dal GDPR ai requisiti nazionali sulla conservazione.

Acquisizione intelligente: come DocXtractor trasforma i documenti in dati

Una delle esigenze più diffuse nelle aziende riguarda l’acquisizione dei documenti in entrata: fatture, bolle, contratti, documenti di trasporto, moduli, comunicazioni da diversi punti vendita o filiali. Processarli manualmente significa dedicare tempo, rischiare errori e limitare la velocità operativa.

È qui che entra in gioco ELO DocXtractor, il modulo intelligente che automatizza completamente la classificazione dei documenti. Grazie a meccanismi di apprendimento continuo, DocXtractor identifica la struttura del file, riconosce le informazioni chiave, le confronta con i sistemi a valle (come l’ERP) e indirizza il documento verso il processo appropriato.
Nei settori più complessi — logistica, retail, GDO — la riduzione del carico manuale ha un impatto immediato: i volumi dei documenti possono essere molto elevati, e la rapidità di elaborazione determina la qualità del servizio e la capacità di rispettare SLA interni ed esterni.

DocXtractor si adatta alle esigenze del cliente, integrandosi con processi di gestione ordini, amministrazione, controllo fornitori, controllo qualità o logistica.

ELO Invoice: il modello di efficienza per la gestione delle fatture passive

La gestione delle fatture è uno dei processi aziendali che più beneficia di una vera digitalizzazione. Le fatture arrivano in formati diversi, richiedono verifiche, controlli contabili, assegnazioni ai centri di costo, passaggi approvativi e registrazioni. Senza un sistema strutturato, ogni fase rischia di diventare un collo di bottiglia.

ELO Invoice digitalizza completamente questo flusso. La fattura viene riconosciuta in qualunque formato arrivi — PDF, XML, XRechnung, allegato email — e i dati vengono estratti con precisione tramite DocXtractor. Il sistema verifica automaticamente la completezza dei campi obbligatori, applica i controlli normativi previsti (come quelli dell’art. 14), attiva il relativo workflow e permette di monitorare ogni passaggio tramite un pannello intuitivo.

Ogni figura coinvolta — amministrazione, acquisti, responsabili di funzione — vede solo le attività rilevanti, con un livello di tracciabilità che permette audit rapidi ed efficaci. La possibilità di trasferire i dati direttamente ai sistemi ERP più diffusi elimina duplicazioni e rischi di errore, mentre la reportistica avanzata aiuta a monitorare scadenze, scontistiche e impatti sul cash flow. Per molte aziende, adottare ELO Invoice significa non solo risparmiare tempo, ma soprattutto migliorare il presidio dei processi finanziari.

Contratti, formazione, HR: un unico sistema per processi diversi

La potenza della Suite ELO risiede nella sua modularità. Oltre alla gestione documentale e dei flussi amministrativi, ELO estende la digitalizzazione a una serie di processi complementari che completano il ciclo informativo dell’azienda.

Con ELO Contract, è possibile gestire l’intero ciclo di vita dei contratti: redazione, revisione, versionamento, approvazioni, firme, scadenze, rinnovi e archiviazione sicura. Ogni documento è collegato al relativo processo, garantendo controllo totale e riduzione dei rischi operativi.

ELO Learning, invece, porta la gestione documentale nell’ambito della formazione aziendale. La piattaforma integra corsi e-learning, aula, webinar, percorsi formativi modulari, community interne basate su social learning e un portale accessibile sia da desktop che da mobile. La reportistica avanzata tramite ELO Analytics aiuta HR e responsabili formazione a valutare l’impatto delle attività formative e a gestire certificazioni, competenze e aggiornamenti obbligatori in modo completamente digitale.

Questi moduli non sono applicazioni separate, ma componenti integrate dello stesso ecosistema: un unico ambiente in cui tutti i documenti, le informazioni e i processi comunicano senza interruzioni.

Digitalizzare significa ripensare i processi: il valore della consulenza Catamacro

Una piattaforma ECM porta valore solo se viene implementata in modo corretto e se l’azienda è accompagnata nella riorganizzazione dei propri processi. Molti progetti documentali falliscono non per carenze tecnologiche, ma per mancanza di preparazione organizzativa: classificazioni non definite, resistenze interne, flussi non ottimizzati o assenza di governance.

Catamacro risponde a queste criticità con un approccio in cui tecnologia e consulenza procedono insieme: analisi iniziale, definizione delle regole documentali, configurazione della piattaforma, integrazione con i sistemi aziendali, formazione delle persone e supporto post–go live. Questo percorso aiuta le aziende a superare gli ostacoli tipici dei progetti ECM, riducendo complessità, evitando duplicazioni e garantendo un reale miglioramento della produttività.

Perché ELO ECM Suite è la scelta giusta per la crescita della tua azienda

In un mercato che richiede decisioni rapide, controllo dei dati, sicurezza, tracciabilità e possibilità di lavorare da qualsiasi luogo, la gestione documentale non può essere lasciata a strumenti frammentati o processi manuali. ELO ECM Suite offre una piattaforma solida, scalabile e capace di adattarsi alle esigenze delle imprese, diventando nel tempo il vero fulcro della loro digitalizzazione.

Catamacro unisce esperienza, competenze e una visione strategica del documentale, trasformando la gestione dei documenti in un vantaggio competitivo concreto. È il partner ideale per chi vuole fare della digitalizzazione un percorso strutturato, governato e realmente orientato al miglioramento del business.